Казалось ли вам, что собрания проходят максимально неэффективно? Согласитесь, мало кто из нас радостно спешит на собрание. Чаще при слове «собрание» у людей возникают не самые радужные ассоциации. К сожалению, иногда собрания превращаются даже не в простую формальность, а в тягостное времяпровождение, как для руководителя, так и для подчинённых. Такие собрания становятся бесполезными и неэффективными.
Если вы большой поклонник собраний, представьте, что вы являетесь организатором собрания и вам будут платить за каждое собрание. Насколько эффективно и быстро вы проводили бы собрания? Хотели бы вы проводить их вообще, если бы знали, что деньги на нее идут из вашего кошелька?
Собрания вашей компании неэффективны, если:
На собрании нет конкретной программыSalvestanНа собрании нет конкретной программы
Давайте начнем с этого – если организатор собрания заранее не определил темы для обсуждения, вам не стоит удивляться тому, что вы постоянно отходите от действительно важных тем. Собрания требуют предварительной подготовки тем для всех участников команд. Это нужно для того, чтобы участники могли подготовиться. Хорошая подготовка к совещанию, как с точки зрения участника, так и организатора, значительно сэкономит ценное рабочее время. Используйте общую программу или создайте общий файл, в котором перед каждым собранием будут появляться пункты для обсуждения.
Привычка делать 30- или 60-минутные собрания
Нам нравятся так называемые круглые числа, и мы привыкли начинать собрание в 9:00 или 9:30 и заканчивать в 10:00 или 10:30 соответственно. Иногда нет необходимости проводить собрание в течение часа, но все же желательно использовать время, запланированное для совещания. Вы помните те несколько раз, когда вы расходились еще до конца встречи? Вероятно, что нет.
Вместо того, чтобы тратить в несколько раз больше времени, чем вам действительно нужно, попытайтесь заранее оценить фактическое время, затрачиваемое на обсуждение тем. Вы можете принять решение всего за четверть часа.
Одним из пунктов встречи является обмен информацией
Следует избегать следующих ключевых слов: обзор, обсуждение, ретроспектива. Почему? Потому что собрания могут и должны быть для принятия решений. Тем не менее, информация, необходимая для принятия решения, должна передаваться заблаговременно до собрания (включая отправку необходимых документов, анализов и т.д. еще задолго до собрания).
Люди опаздывают
Часто случается, что кто-то опаздывает на встречу. Но в чем проблема? Проблема в том, что это разрешено.
Как главный редактор блога, я делюсь своим опытом: я была членом совета волонтерской организации и вскоре должна была начаться еще одна еженедельная встреча с советом. Один из членов опоздал, кульминацией стало то, что президент организации посвятил почти четверть драгоценного часа, отведенного на собрание, чтобы каждому объяснить важность одной минуты в нашей жизни. В будущем никаких задержек не было и мы всегда начинали во время – все уважали это правило. Если есть общее согласованное время, то следует ценит время друг друга.
Людям разрешено «думать в слух»
Собрание – место, где часто возникают дискуссии и долгие обсуждения. В результате этого мы опять же тратим свое драгоценное время. Если кто-то начинает “думать в слух”, фассилитатор должен сразу прервать дискуссию и попросить человека заявить о конкретной позиции.
Итак, на собрание стоит приходить с вескими аргументами, которые помогут принять решение. Это все при том, если организатор встречи ранее поделился темами встречи со всеми членами команды.
Решения приняты, но обязанности не распределены
Часто на собраниях принимаются решения, но при выходе зала, где проходило совещание, остается неясно, кто и что будет делать дальше. Никогда не заканчивайте встречу, не зная, кто и что делает, когда нужно начать и кто берет на себя ответственность за определенные действия. В противном случае принятое решение не принесет пользы для компании. Встреча заняла много времени, а ответственного за выполнение так и нет. Стоит и протоколировать собрания , чтобы у каждого была возможность просмотреть протоколы после собрания и пересмотреть необходимые задачи и сроки, если это необходимо.
Наконец, попробуйте всей командой пересмотреть формат совещаний. Подумайте, вы больше склоняетесь к тому, что это пустая трата времени, или к тому, что собрания помогают вашей фирме расти.
Источник: inc.com, Jeff Haden
Salvestan
