Tihtipeale tuleb ette olukordi, mil olemasolevasse ülesannete listi kuhjub veelgi tegevusi, sealhulgas ka pakilisemaid, nii töö- kui ka eraelus mis võivad lüüa kogu päeva plaanid rivist välja. Sellest tulenevalt lendab ka aeg kui lennutiivul ning teised vajalikud tegevused jäävad tahaplaanile või sootuks tegemata. Kas oled tundnud, kuidas tähtajad pitsitavad ning isegi äsja loodud süsteemsus vajub vaikselt unarusse…kui see üldse loodudki sai? Segadus võib kiiresti mõtteisse pugeda, kui ei mõista enam, millised tegevused millisel ajahetkel prioriteetsed on.
4 nippi edukaks aja planeerimiseks
Meetmeid, kuidas enda tegevusi süsteemselt planeerida on mitmeid ning igaühel leidub endale sobilik viis, mida tegevuste ajaliseks planeerimiseks rakendada. Ka tööriistu, kuhu vajalikke ülesandeid üleskirjutada on mitmeid – leidub nii asjalikke mobiilirakendusi, asjapulkade poolt loodud süsteeme kui ka traditsioonilisi paberi ja pastaka mooduseid.
1. Eisenhoweri süsteem on üks efektiivsemaid ja lihtsamaid mooduseid, mida tegevuste planeerimisel igapäevaselt kasutada. Eisenhoweri süsteem paneb Sind lahterdama kõik enda ülesanded ja vajalikud tegevused nelja lahtrisse:
1) kui tegevus on oluline ning kiireloomuline, siis tee see kohe ära;
2) kui tegevus on oluline, ent ei ole kiireloomuline, siis otsusta millal Sa seda teed;
3) Kui tegevus ei ole Sinu vaatevinklist niivõrd oluline, ent on kiireloomuline, siis delegeeri see ülesanne
4) Kui tegevus ei ole Sinu vaatevinklist niivõrd oluline ning ei ole ka kiireloomuline, siis ära antud tegevust soorita.
Eisenhoweri maatriks võimaldab Sul lihtsasti priotiseerida olulisi ülesandeid ebaolulistest ning seeläbi aitab see võita Sul aega tähtsateks tegevusteks.
2. Henry Gantti tabel – kel on tööalaselt keerukamad projektid käsil, mis hõlmavad pikaajalisemalt süsteemset tööd, siis Henry Gantti tabel aitab tõhusalt luua terviklikku süsteemi. Gantti süsteemi on kõige klassikalisemat moodi võimalik ülesehitada nii MS Excel’is kui ka online Interneti veebiportaalides.
Mis muudab Gantti tabeli nii süsteemseks on aspekt, et kogu tegevusplaan koos ülesannete ning kuupäevadega on ühes vaates, ühel leheküljel saadaval.
Antud tabeli ülesehitus hõlmab tegevuse nime ja kirjeldust, tegevuse kestvust ajaliselt ning kalendrivaadet lähtuvalt kogu projekti pikkusest. Näidet Henry Gantti poolt väljamõeldud moodusest näed SIIN.
3. Loo endale reegel tegevuste edasilükkamise vastu. Öeldakse, et inimese suurim vaenlane on tema ise.
Vahel kohe juhtub niiviisi, et kõige kiiremal ajal tekib mõte võtta aeg maha. Selles ei ole midagi halba – puhkust vajab iga inimene. Teisalt on aga märkimisväärne oskus panna asjad jooksma nii, et ülesanded saavad tehtud ning puhkus ei jää ka päevaplaanist välja.
Tõenäoliselt iga inimene teab enda nõrgemaid külgi – sellest tulenevalt on hea luua endale vastavad mängureeglid, mis ei lase ka ebameeldivamaid tegevusi edasi lükata.
ga tegevus, mis võtab aega vähem kui 5 minutit tee koheselt ära.
4. Kirjuta endale igal hommikul välja 3-5 olulisemat eesmärki, ülesannet, mida kavatsed päeva jooksul ellu viia ning ära teha. Need ülesanded võid soovi korral omakorda jagada mitmele tasandile: mis on kõige prioriteetsem ning milline ülesanne võib oodata ka õhtuni.
