COVID-19 viirus on oluliselt mõjutamas hetkel meie igapäevast tööelu ja sunnib meid otsima alternatiivseid viise töö tegemiseks. Meie inimeste tervis ja ka majandus on löögi all ja sunnib meid otsima lahendusi kohtadest, kuhu enne vaadanud pole. “Töö peab tehtud saama”, on kõlanud viimastel päevadel inimeste suust, kellega meilitsi või telefonitsi kokku olen puutunud. Tõsi ta on, kuid olgem ausad, efektiivsus igal juhul kannatab, kuid küsimus on, kui palju.
Selleks, et suudaksime kiiresti kohaneda, oleme koostanud nimekirja erinevatest tehnilistest lahendustest, mis pakuvad head võimalust töörütmi ja -kvaliteeti hoida. Kindlasti sobivad need tööriistad ka värbamisprojektide igapäevaseks halduseks ja ka värbamisintervjuude läbiviimiseks.
Tavakoosolekute või näost näkku kohtumiste asemel soovitame kolida videoformaati ja viia meeskondlikud kohtumised läbi näiteks Google Meets/Zoom/Teams/Skype/Slack/ Messenger keskkondades. CV-Online uueks lemmikuks on kasvamas hetkel Zoom, mis pakub väga mugavaid võimalusi koosolekute haldamiseks kalendris, vestluste salvestamiseks, info jagamiseks ja meeldetuletusteks.
Selleks, et olla hästi kursis kolleegide tegemistega, võib kasutusele võtta jagatava kalendri. Usun, et enamik teist seda juba teevad. (Google Calendar, Asana, Calendly, Outlook)
Jooksvate mõtete ja sõnumite vahetamiseks on mitmeid kanaleid, kuid Eestis vast on kõige enam levinud Slack, Whatsapp, Skype, Messenger. CV-Online suureks lemmikuks on osutunud Slack, mis võimaldab kiiresti ja mugavalt tekitada erinevaid teemade gruppe, jagada-hallata materjale.
Oma töövoo planeerimisel on väga palju erinevaid võimalusi, kui soovite meeskonnaga ühiselt oma projekte hallata. Soovitame uurida selliseid keskkondi nagu Trello, Monday, Weekdone, Toggl, Jira, kuid vana hea Google Sheets ajab ka vajadusel asja ära, sõltuvalt, kui palju projekte käsil ja kui paljudel inimestel on erinevad rollid antud projektidega seoses.
Tehtud tööd, mida soovite ka teistega jagada, võiks ideaalis hoida pilves. Selleks sobivad hästi näiteks Dropbox, Google Drive.
Aga olulisem kui tööriistad on reaalne igapäevatöö planeerimine distantsilt, mis nõuab tugevat enesedistsipliini ja kokku lepitud reegleid. Kõik, mis pole paika pandud eelnevalt, kulgeb kodukontori seinte vahel omasoodu. Ei tasu ära unustada, et paljudel lapsevanematel on nüüd koduõppel ka lapsed, keda vaja juhendada ning toetada ning kes tahes tahtmata saavad märksõna “segajad”, sest oma liikumise ja küsimustega või asjade tegemata jätmisega tõmbavad Sinu nina igapäevasest töövoost välja.
Seega tasub oma tiimiga kindlasti kokku leppida järgnevas:
- Kindlad, regulaarsed kohtumised interneti vahendusel. Mida regulaarsemalt neid saab teha, seda parem. Ideaalis peaks mõni neist olema ka video vahendusel.
- Kuidas hoiame üleval motivatsiooni nii endal kui ka teistel. Inimesi on erinevaid, neid kes soovivad hoida rohkem omaette ja neid, kes töötavad läbi inimeste. Kui Sina oled läbi inimeste töötaja, siis kindlasti jaga oma mõtteid ettevõtte FB grupis või teistes sisekanalites, tee mõned kõned või küsi mailitsi konkreetseid küsimusi töö kohta – usu mind see aitab inimesi fookuses hoida.
- Sea kindlad eesmärgid oma tegevusele, kui seda on võimalik ajaplaanina vaadelda, siis seda parem. Sa jõuad tehtud selle, mille eesmärgiks sead.
- Kindlasti lepi kokku, millal tööalased tegevused virtuaalsetes kanalites toimuvad. Mis sageli kodukontoris töötavate inimestega juhtub, on see, et tööpäev muutub paindlikuks, näiteks ollakse liinidel 8:00-2:00 koos mitmete pausidega ning see võib ajada paljud inimesed segadusse. Ole konkreetne ja pane paika või nõua paika panemist tööaegade suhtes.
- Ideaalis loo endale kodus konkreetne töönurk, mis viib sind töölainele. On tavaline, et inimesed ütlevad, et tähelepanu kipub kodus hajuma, kui ollakse teki all voodis või istutakse televiisori ees diivanil. Andke enda töötajatele soovitusi ergonoomilise töökoha loomiseks. Loo endalegi kontorilaadne koht, mis seostub ainult tööga ja kus on hea valgus ja läbimõeldud taust (kui videokõnesid ka teha).
- Samuti on ülioluline, et kodused reeglid ülejäänud pereliikmetega on seotud nende kokkulepetega, sest vähe on kasu läbi mõeldud kontorinurgast, kui taustal käib suur trall.
Soovime sulle oma meeskonnaga palju jõudu kaugtöö võimaluste avastamisel. Kindlasti on tegemist meelt arendava tegevusega, sest oleme kõik sunnitud oma tavapärasest käitumismustrist välja tulema, muutuma ja kohanema sellega, mis on.
Olge hoitud!
Maris Viires
CV-Online turundusjuht
