Firma jõulu- või uusaastapidu, sünnipäev või muu tähtsündmus – saab ka pingevabalt! Kätte on jõudnud aeg, kus ettevõtte suvised sündmused peetud ning kontoris juba mõeldakse aastalõpu ettevõtmistele. Kas tegemist on järjekordse tülika ülesandega sekretärile või juhiabile? Kus ma vastused leian? Kes aitab? Kes on hea korraldaja või peojuht? Mida ma enne planeerimist ja päringut teha saan? Väike case study, mis annab taas põhjust üle korrata mõned lihtsad tõed sündmuse korralduse ettevalmistuse olulisusest! Näide tellija ja võimaliku teenusepakkuja kirjavahetus väikeste mugandustega.
Selline olukord pole kogenud korraldajatele kindlasti üllatav. Kliendi esindaja täiendav info eelmise aasta eelarve mahu kohta oleks andnud juba suhtluse esimeses faasis täpsema ülevaate ehk arusaama, kas räägitakse „ühte keelt.” Agentuur võttis infoks „eelarvele piire ei seata“ ning koostas valitud ideedest kliendile ülevaate. Soovitus ettevõtte sündmuse tellijale: Mõtle läbi, mis on Sinu peo eesmärk. Sõnasta enda jaoks, mida ootad korraldajalt ja kui palju saad programmile või kogu sündmuse korraldusele eelarveliselt panustada. See on suureks infoks edasise töö planeerimisel mõlemale poolele.
Oluline on dialoog! Googelda, löö märksõnad otsingusse sisse ning kui saad vastuse, võrdle paari esimese pakkuja taustainfot. Ära saada huupi „kõigile“ agentuuridele päringut. See on aeganõudev protsess ning Sul endal pole ka aega 10 pakkujaga kohtuda, et kõik üle kuulata ja siis valik teha. Vali üks korraldaja eelinfo ja sisetunde põhjal ning „istu temaga samal pool lauda“. Koostöös peitub õnnestunud sündmuse võti!
Julge soovitus – unusta ära kõik Facebooki meelelahutajate ja korraldajate grupid. Võib tunduda, et sinna on lihtne oma päring ja soov kirjutada, aga kui vastuseks saad lihtsalt ühtedelt inimestelt nende sõprade nimede viitamise ning 10 minutiga 15 vastust, siis kas läks lihtsamaks? Pigem Google otsingus märksõnadega esimesed paar valikut, kodulehe info pealt eelvalik ning siis juba kontakt ja dialoog! Kes on hea korraldaja? See tuleb välja esimese info ja suhtlusega – kui netiotsing annab Sulle meelepärase vastuse ehk peokorraldaja või õhtujuhi lehe, siis järelikult on selle taga ka järjepidev töö iseenda ja oma brändiga. See näitab kvaliteeti ja pühendumust.
Paar korda aastas oma ettevõtte inimestesse investeerides, neile meeldejäävat sündmust planeerides, ei maksa lähtuda „mees nagu orkester“ funktsioonile. „Sooviks meest, kes paneb programmi paika, mängib muusikat, juhib õhtut ning teeb ka fotosid samal ajal“ – on mitmeid häid universaalseid inimesi, kes laias laastus kaks rolli võib enda peale võtta nii, et kvaliteet ei kannataks. Üldine soovitus on ikkagi vana hea tõde – iga kingsepp jäägu omade liistude juurde ning igal artistil (peojuht, DJ, fotograaf, catering, karikatuurijoonistaja jne on kõik artistid) on oma roll.
Mõned soovitused:
- Mõtle, millist üritust soovid korraldada.
- Mis on eelarve.
- Palju inimesi tuleb.
- Keda õhtujuhiks valida.
- Googelda-googelda-googelda
Tõnu Einasto kodulehekülg ja juubelite korraldamise lehekülg. Lisaks on Tõnu leitav ka facebookist
