Kas sulle tundub ka vahel koosolekul viibides, et ruumis on suur elevant? Ehk mitmed ruumis viibijad tajuvad koosoleku ebaefektiivsust, kuid keegi ei aruta seda probleemi päriselt. Koosolekud võivad võtta meie töönädalast rohkelt väärtuslikke töötunde. Selle tulemusena saavad küll teatud küsimused lahendatud, ent omakorda uus tööülesannete list võib kooruda pea igast kohtumisest ja koosolekust.
Kui sa oled suur koosolekute fanatt, siis kujutle, et oled koosoleku korraldaja ning iga koosoleku läbiviimine on sinu jaoks tasuline. Kui efektiivselt ja kiiresti tahaksid siis koosolekuid pidada? Kas üldse sooviksid koosolekuid teha, kui tead, et see on sinu jaoks reaalne kulu omaenda rahakotist?
Teie ettevõtte koosolekud on ebaefektiivsed sellisel juhul, kui:
Koosolekul puudub konkreetne kava.
Alustame sellest – kui koosoleku läbiviija ei ole eelnevalt pannud paika arutelupunkte, siis ei maksa üllatuda, kui päriselt vajalikest teemadest kõrvale kaldutakse. Koosolekud nõuavad kõikide tiimiliikmetega eelnevalt jagatud teemapüstitusi, mis võimaldavad osalejatel ette valmistuda. Hea ettevalmistatus koosolekul nii osaleja kui fassiliteerija vaatevinklist säästab oluliselt väärtuslikku tööaega. Võtke kasutusse mõni tööriist või looge ühine fail, kuhu ilmuvad enne igat koosolekut arutelupunktid.
Harjumus teha 30- või 60- minutilisi koosolekuid.
Meile meeldivad nn ümmargused numbrid ja oleme harjunud alustama koosolekut näiteks kell 9:00 või 9:30 ning lõpetama vastavalt kell 10:00 või 10:30. Mõnikord ei olegi tarvis pidada koosolekut tund aega, kuid ikkagi soovitakse koosolekule planeeritud aeg ära kasutada. Kas sul tuleb meelde mõni kord, mil mindi enne koosoleku lõppu laiali? Suur tõenäosus on, et pigem mitte.
Selle asemel, et kulutada mitu korda rohkem aega, kui tegelikkuses tarvis on, proovige juba varem hinnata reaalset ajakulu koosoleku teemade põhjal. Võib-olla saate otsuste langetamisega hakkama isegi veerand tunniga.
Koosoleku üheks punktiks on informatsiooni jagamine.
Efektiivsel koosolekul tuleks vältida märksõnu: ülevaade, arutelu, tagasivaade. Miks? Seepärast, et koosolekud võiksid ja peaksid olema otsuste langetamiseks. Informatsioon, mis on otsuse langetamiseks vajalik peaks aga olema jagatud juba enne kohtumist (sealhulgas vajalike dokumentide, analüüside jms failide saatmine varakult enne koosolekut).
Inimesed hilinevad.
Seda juhtub alatihti, et keegi hilineb koosolekule. Mis on aga seejuures probleemiks? See, et lubatakse hilineda.
Tööelu blogi peatoimetajana jagan siinkohal kogemust: olin vabatahtliku organisatsiooni juhatuse liige ning algamas oli järjekordne iganädalane koosolek juhatusega. Üks liige hilines, mis kulmineerus sellega, et juhatuse president pühendas seejärel koosolekust ligi veerand väärtslikku tundi, et teha kõigile puust ja punaseks selgeks, kui oluline on üks minut meie elust. Edaspidi hilinemisi ei olnud ning saime koosolekuid alustada õigeaegselt – kõik austasid seda reeglit. Kui on ühiselt kokkulepitud aeg, siis tuleb teineteist ja aega hinnata.
Inimestel lastakse ‘kõva häälega mõelda’.
See on koht, mil tekivad arutelud. Pikad arutelud. Ja niiviisi see väärtuslik aeg kulubki. Kui keegi juba ütleb ise välja: “Ma nüüd mõtlen kõva häälega…” ja jätkab arutelu, siis tuleks fassiliteerijal just sel hetkel arutelu katkestada ja küsida inimeselt konkreetset seisukohta. Seega – koosolekule tuleks tulla kindlate argumentidega, mis aitavad otsuseid langetada. Seda eeldusel, et koosoleku läbiviija on eelnevalt jaganud kõikide tiimiliikmetega koosoleku teemasid.
Otsused vastu võetud, kohustused aga jäänud jagamata.
Tihtipeale võetakse otsused vastu, kuid koosolekult lahkudes on ebaselge, kes milliseid jätkutegevusi ette võtab. Ärge kunagi lõpetage koosolekut teadmata kes, mida ja millal teeb ning vastutust teatud tegevuse eest võtab. Vastasel juhul ei ole langetatud otsusest ettevõttele kasu, koosolek oli ajakulu ning puudub teema nn ‘omanik’ ehk vastutaja. Koosolekuid tasub ka protokollida, et kõigil oleks võimalus hiljem protokolliga tutvuda ja vajalikud ülesanded, tähtajad vajadusel üle vaadata.
Lõpetuseks – proovige vaadata kogu tiimiga enda praegune koosolekute formaat üle. Kas see kaldub täieliku ajakulu või efektiivsuse tipptaseme poole?
Allikas: inc.com, Jeff Haden
