Scoro on tööhaldustarkvara ettevõte, mis on loodud 2013. aastal. Scoro platvorm koondab projektijuhtimise, kliendihalduse, finantsi ning aruandluse ühte keskkonda, võimaldades ettevõtetel oma tööd paremini organiseerida ja planeerida.
Scoro on Eestis üks esimesi, kes otsustas liikuda viiepäevaselt töönädalalt neljapäevasele töönädalale, mis on nende sõnul aastatepikkuse töö loogiline jätk. Töönädala kärpimine võimaldab luua parema tasakaalu töö- ja eraelu vahel. Loe lähemalt, kuidas nad sinna jõudsid ja mida plaanivad teha, et seda vinget lahendust ka elus hoida.
Neljapäevane töönädal Scoros on aastatepikkuse töö loogiline jätk. Mõte selle proovimisest on tegevjuhi Fred Kriegeril olnud juba mitu aastat, kuid pool aastat tagasi võeti vastu otsus plaan päriselt ellu viia. Scoro tiim oli veendunud, et on olemas kõik eeldused ja võimalused, et olla neljapäevase töönädala rakendamisel edukad.
Selleks, et neljapäevane töönädal saaks reaalsuseks, moodustati Scoros seitsmest üksusest koosnev löögirühm, kes on fookusesse võtnud järgnevad tööhaldusega seotud teemad: kommunikatsioon, koosolekud, automatiseerimine, ajajuhtimine, prioriseerimine, töötajate heaolu ning õiguslikud ja finantsaspektid. Igale valdkonnale on seatud ka mõõdikud, et hinnata, kas loodav raamistik töötab uue korralduse kasuks. Kuna iga uue asja juurutamine võtab aega, siis esmaseks vaatlusperioodiks on seatud üks aasta – seda selleks, et vajadusel teha muudatusi, kuid mitte tagasi minna viiepäevasele töönädalale.
Aastase perioodi vältel plaanib Scoro näiteks:
- Vähendada koosolekutel viibitud aega 25% võrra
- Asendada 20% koosolekutest asünkroonse kommunikatsiooniga
- Muuta kommunikatsioonikanalite kasutust, et vähendada 18% võrra katkestusi
- Suurendada keskendumisaega (“state of flow”) 23% võrra
- Parandada tööaja mõõtmise kvaliteeti kaardistades detailselt 90% tööajast
- Automatiseerida töörutiine, et vähendada ajakulu 30 minuti võrra inimese kohta nädalas
- Parandada ajajuhtimise oskusi, et säästa 60 minutit inimese kohta nädalas
Milline eeldatav mõju/prognoos on sellel töökeskkonnale ja töötajate rahulolule?
2021. aasta lõpus viisime töötajate seas läbi küsitluse, et uurida rohkem tööharjumuste ja ootuste kohta. See andis kindlustunde, et oleme õigel teel ning neljapäevasest töönädalast kujuneb oluline hüve, mis aitab inimestel luua parema tasakaalu töö- ja eraelu vahel. Kuna tiim on algusest peale olnud kaasatud, on eeldatav mõju töötajate rahulolule positiivne. Näeme rahulolu kasvu ka juba täna töötajate õnnelikkuse küsimustikust, mida viime läbi iga kuu.
Kas soovitaksite töönädala lühendamist ka teistele ettevõtetele ja miks?
Soovime, et aina rohkem ettevõtteid aitaksid inimeste töö- ja eraelu tasakaalu parandada – neljapäevane töönädal on selleks üks võimalus. Ettevõtted on tänu tehnoloogiale ja tarkvarale muutunud palju produktiivsemaks, kuid seda efektiivsust segavad erinevad katkestused, mitme asja korraga tegemine ja üldine ebaefektiivne kommunikatsioon. Neljapäevane töönädal aitab panna paika konkreetsemad piirid tööelu ja vaba aja vahel, mille tulemusena on töötajad rohkem puhanud ning õnnelikumad ja seeläbi ka produktiivsemad. Usume, et neljapäevane töönädal ongi teadmustöötajatele parem viis töö tegemiseks.
Mis nippe ja trikke soovitate ettevõtetele, kes sooviksid samuti töönädalat lühendada?
Neljapäevast töönädalat saadab ettevõttes edu siis, kui pühendatakse piisavalt aega uue töömudeli ettevalmistamisele. Oleme kaardistamas kõiki oma tegevusi ning jagamas ka neljapäevase töönädala raamistikku, et olla inspiratsiooniks ja eeskujuks teistele, kes tahaksid samuti neljapäevast töönädalat rakendada või siis lihtsalt oma ettevõtte tööprotsesse efektiivistada. Oma teekonda jagame avalikus blogis, mille leiad siit.
Scoros alustasime ettevalmistusi tööpäeva analüüsist, mille võtsime väikesteks osadeks lahti ja saime teada, kuhu aeg läheb ning kuidas ajakulu vähendada ja ajakasutust efektiivistada. Suurim võit tuleb koosolekutele kuluvast ajast, mida plaanime vähendada 25% võrra.
Samuti on oluline, et ettevõttel oleks paika pandud konkreetsed reeglid ja tehakse vajalikud muudatused, mis soosiks kontsentreeritult töötamist. Scoros on näiteks koosolekute vabad kolmapäevad selleks, et inimeste keskendumiseks kuluvad plokid ühtiksid ning katkestusi oleks vähem.
Lisaks tuleks paika panna majasisesed kommunikatsioonireeglid – mis küsimusi arutatakse või mis infot jagatakse meili teel, mida Slacki vahendusel, mis info tuleb inimesteni viia ja mis peab lihtsalt kättesaadav olema.
Kas neljapäevasel töönädalal on ka miinuseid? Kui jah, siis millised?
Neljapäevasel töönädalal on omad riskid, millega oleme arvestanud, kuid hindame nende realiseerumise tõenäosust madalaks. Näiteks kardetakse, et nüüd saab neljapäevast produktiivsuse mõttes uus reede. Meie usume, et kuna nädalavahetuse efekti üks peamisi peamisi põhjuseid on sotsiaalne surve, siis kolmepäevane nädalavahetus võimaldab pühendada palju rohkem aega isikliku elu tegevustele, mida ei pea näpistama enam tööajast. Äri poole pealt aitab meil jälgida tööpäevade efektiivsust detailne aja logimine, tänu millele teame mis tegevustele ja kui palju me aega panustame. See info aitab meil jälgida ka seda, et neljapäevast ei saaks uus reede.
