CV-Online Estonia/CV.ee kaugtöö uuringu kohaselt on vaid veerand tööandjatest kehtestanud ametliku kaugtöö poliitika, samas kui viiendik näeb reeglistiku puudumist murekohana. Mida kaugtöö poliitika kokkuleppimine organisatsioonile annab?
Küsitlesime nii töövõtjaid kui ka tööandjaid, et mõista kodutöö eeliseid ja väljakutseid. Näeme, et hetkel täidab suisa 2/3 kõigist töötajatest oma tööülesandeid osaliselt või täielikult kodukontorist. Seega on ilmne, et kaugtöö heaks sujumiseks on vajalikud omavahelised kokkulepped selle korralduse osas.
Küsitlusele vastanud tööandjatest 21% ütleb, et nende jaoks on väljakutseks ametliku kaugtöö poliitika puudumine. Kui paljudes vastanud ettevõtetes see fikseeritud on?
- 38% ei ole kehtestatud ametlikku kaugtöö poliitikat
- 29% organisatsioonidest on kaugtöö poliitika kujundamisel
- 25% ettevõtetes on ametlik kaugtöö poliitika välja töötatud
Mis on ettevõtte kaugtöö poliitika?
Ettevõtte ametlik kaugtöö poliitika või kaugtöö juhend on dokument, mis paneb paika raamistiku töötajate tegevusele kaugtöö tingimustes. See määrab kaugtöö korraldamise ja sellega seotud protsessid.
Samas, organisatsioon peaks alustama kaugemalt, võtma põhimõttelise suuna tulemusjuhtimisele ja leidma viisid, kuidas loobuda turvaliselt füüsilise kohaloleku kontrollist. Selleks on vajalik kogu organisatsiooni tugi organisatsioonikultuuri, kaugtöö eesmärkide ja juhendite näol.
Kaugtöö poliitika fikseerimise vorm sõltub organisatsioonist. Mõnel puhul võib piisata lihtsast „heast tavast“ või suulistest kokkulepetest. Üldiselt on siiski mõistlik vormistada kirjalik dokument, millega fikseerida täpsed kaugtöö põhimõtted ja mida on hõlbus ka uutele töötajatele tutvustada.
Miks on ametlik kaugtöö poliitika vajalik?
Töö kodukontoris on väga paljude jaoks uus kogemus, millele ei ole välja kujunenud nö ühist normaalsust ega standardit. Arusaadavate piiride kehtestamine annab töötajatele kindlustunde oma õiguste osas ja tagab keskkonna, kus on turvaline ja produktiivne töötada.
Kirjalikult fikseeritud ja töötajate poolt aktsepteeritud kaugtöö korraldust kirjeldav dokument aitab vältida vääritimõistmisi, hilisemaid nõudeid ja isegi kohtuskäike. Jättes vähem ruumi eeldustele ja täites hallid alad selgete kokkulepetega, luuakse kindlustunne nii tööandja kui töövõtja jaoks.
Mis aga kõige olulisem: ametlik kaugtöö reeglite fikseerimine annab palju juurde organisatsiooni sisesele atmosfäärile ja töörahule. Töötajad näevad, et kõikidele kehtivad samad reeglid, samad võimalused ja samad kohustused. Nagu inimpsühholoogiast on teada, siis õiglaseks peetav kohtlemine on oluline rahulolu allikas ja aitab ennetada inimestevahelisi hõõrumisi ja kadedust.
Millest võiks kaugtöö poliitika koosneda?
Üldiselt koosneb kaugtöö reeglistik kolmest osast: üldistest põhimõtetest, nõuetest ning protsessi kirjeldusest. Mis võiks neis sisalduda?
- Kaugtöö üldised põhimõtted. Siin pannakse paika see, mida kaugtöö all mõistetakse, mis on kaugtöö tegemise eesmärk, milliseid tegevusi on võimalik kaugtööna teha ja üldine vabatahtlikkuse kinnitus.
Kaugtöö tähendus võib varieeruda: kas see on töötaja ajutine mujalt töötamine või igapäevane töö kindlas kohas ja moel või veel miskit muud. Eesmärgi paikapanek on eriti oluline, sest sellest sõltub ettevõtte tulu. Kaugtöö eesmärgiks võib olla näiteks töötajatele paindlike tingimuste pakkumine, tulemuste parem saavutamine, tunnustamine, töö- ja pereelu ühitamine või ka kombinatsioon neist.
- Nõuded kaugtööle asumisel. Millised on eeldused kaugtööks: määratakse kaugtööd võimaldavad tööd, kirjeldatakse minimaalsed nõuded töötaja töökohale ja kehtestatakse kriteeriumid potentsiaalsetele kaugtöötajatele. Kaugtöö eeldusteks on ka töötaja soov ja vahetu juhi nõusolek.
Kirjeldatakse, kas ettevõte on valmis tegema investeeringuid kaugtöökoha sisustamiseks või seda oodatakse töötajalt. Vajalik on üheselt määrata kaugtööle asuja minimaalne oskuste tase ja vajalikud isikuomadused: näiteks hea enesejuhtimine, iseseisvus, vajalike tehnoloogiliste vahendite kasutamise oskus jms. Ehkki lõplik otsus tehakse kindlasti individuaalselt, on üldpõhimõtted otsustajatele toeks ja tagavad õiglasema kohtlemise.
- Kaugtöö protsess. Kirjeldatakse kaugtöö toimimine alates sellele asumisest kuni võimaliku lõpetamiseni ning protsessiga seotud dokumentatsioon. Kokkulepete sisuks võib olla tööle asumise protseduur, tööaeg ja -koht, töövahendid ja nende finantseerimine, töötaja turvalisuse tagamine ja muu.
Kindlasti tuleks kokku leppida, milline on töö aeg – kas oma töötunnid tuleb teha näiteks nädala jooksul millal iganes või toimub töötamine samadel päevadel ja kellaaegadel. Milline on maksimaalne kaugtöö päevade arv kuus või on see vajaduse põhine?
Ära tasuks kirjeldada töö korraldus ja teostamine: milline on protseduur kaugtööle saamiseks, kuidas mõõdetakse tulemusi, kuidas korraldatakse kohtumisi, milliste kanalite kaudu toimub suhtlemine, kuidas osaletakse koolitustel jne. Näiteks võib tööandja kehtestada, et töötaja on tööajal on-line ühenduses asutuse infosüsteemidega või et kaugtöö tegemiseks tohib kasutada ainult tööandja poolt antud sülearvutit.
Kuidas oma kaugtööl olemisest teada antakse? Sageli lepitakse kokku, et kaugtöö algus ja lõpp tuleb kooskõlastada oma vahetu juhiga ja kodutöö ära märkida jagatud kalendrisüsteemis.
Milline on töökoht ja vahendid ning kes katab kulud? Näiteks kas püsiühendus on kodus töötamise eelduseks? Kuidas tagatakse andmete turvalisus? Kes hoolitseb vahendite hoolduse eest?
Mõistlik on kaugtöö poliitika kokku leppida laiemas ringis – näiteks ettevõtte strateegiapäeva raames, nii et inimesed tunnevad end otsustes osalistena ja kaugtöö korraldus saab omavahel läbi arutatud. Seejärel saab juba teha peenhäälestust ja lasta loodavad dokumendid õigusspetsialistidel, aga ka küberturvalisuse asjatundjatel üle vaadata.
Võtkem aega ja panustagem energiat ühe hea kaugtöö poliitika kokkuleppimiseks ja nautigem seejärel väljateenitud töörahu!
